Mo, 15:56 Uhr
30.08.2010
Dokumente managen
Die Informationsflut in Unternehmen macht Arbeitsabläufe immer aufwändiger und stellt einen stark wachsenden Kostenfaktor dar. Mehr Effizienz im Bereich des Dokumenten-Managements spart Manpower und Geld, verbessert Geschäftsprozesse und optimiert den Service. In Nordhausen soll im kommenden Monat informiert werden...
Wer weiß schon Wochen nach einem Vorgang noch, in welcher Form er damals bestimmte Informationen oder Vereinbarungen erhalten hat, geschweige denn, wo er sie abgelegt hat. Da sind Schriftstücke in Aktenordnern abgelegt, andere wiederum ruhen in irgendwelchen Dateien auf der Festplatte und zu guter Letzt kommen noch die E-Mails hinzu, die immer häufiger zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht und im Mailsystem gespeichert werden. Viele Anwender drucken auch heute noch die meisten Dateien und zumindest wichtige E-Mails aus – die Papierflut ist perfekt und die Übersicht dahin.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) vereint idealerweise unabhängig von Format und Quelle beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Dort stellt das DMS die Dokumente sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien auf Mausklick zur Verfügung. Im Rahmen des Integrierten Dokumenten-Management lassen sich alle Dokumente in einen digitalen Workflow einbinden, Arbeitsabläufe werden dadurch transparenter und erheblich schneller.
Würden die Controller im Unternehmen einmal genau nachrechnen, kämen sie auf ein enormes Einsparpotenzial durch DMS. Ganz zu schweigen davon, dass viele Mitarbeiter weniger mit aufwändiger Routinearbeit beschäftigt wären und dafür in dieser Zeit qualitativ wichtigere Tätigkeiten erledigen könnten.
Im Wesentlichen bieten Dokumentenmanagement-Lösungen zwei Kern-Nutzen: Da ist einmal der deutlich bessere Service gegenüber den eigenen Mitarbeitern, aber vor allem auch gegenüber den Kunden. Da benötigte Informationen auf Knopfdruck und vor allem vollständig zur Verfügung stehen, wird die Auskunftsbereitschaft optimiert. Hat ein Kunde etwa eine Rechnung verloren, kann man sie ihm sofort per Mail oder via Fax zukommen lassen.
Auch Außendienstmitarbeiter profitieren vom Dokumenten-Management. Sie können Dokumente über das Internet von jedem Ort und rund um die Uhr im zentralen Dokumenten-Pool abrufen – sie sind auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand. Dank webbasiertem Dokumenten-Management müssen auf dem lokalen PC dazu weder Software noch Plugins installiert werden.
Eine Informationsveranstaltung hierzu findet am 16. September 2010, 14:00 Uhr, in den Geschäftsräumen der Firma C-Partner Systemhaus GmbH, Vor dem Hagentor 3-5, Nordhausen statt. Interessenten melden sich bitte rechtzeitig unter (Tel.: 03631/903619) an.
Autor: nnzWer weiß schon Wochen nach einem Vorgang noch, in welcher Form er damals bestimmte Informationen oder Vereinbarungen erhalten hat, geschweige denn, wo er sie abgelegt hat. Da sind Schriftstücke in Aktenordnern abgelegt, andere wiederum ruhen in irgendwelchen Dateien auf der Festplatte und zu guter Letzt kommen noch die E-Mails hinzu, die immer häufiger zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht und im Mailsystem gespeichert werden. Viele Anwender drucken auch heute noch die meisten Dateien und zumindest wichtige E-Mails aus – die Papierflut ist perfekt und die Übersicht dahin.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) vereint idealerweise unabhängig von Format und Quelle beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Dort stellt das DMS die Dokumente sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien auf Mausklick zur Verfügung. Im Rahmen des Integrierten Dokumenten-Management lassen sich alle Dokumente in einen digitalen Workflow einbinden, Arbeitsabläufe werden dadurch transparenter und erheblich schneller.
Würden die Controller im Unternehmen einmal genau nachrechnen, kämen sie auf ein enormes Einsparpotenzial durch DMS. Ganz zu schweigen davon, dass viele Mitarbeiter weniger mit aufwändiger Routinearbeit beschäftigt wären und dafür in dieser Zeit qualitativ wichtigere Tätigkeiten erledigen könnten.
Im Wesentlichen bieten Dokumentenmanagement-Lösungen zwei Kern-Nutzen: Da ist einmal der deutlich bessere Service gegenüber den eigenen Mitarbeitern, aber vor allem auch gegenüber den Kunden. Da benötigte Informationen auf Knopfdruck und vor allem vollständig zur Verfügung stehen, wird die Auskunftsbereitschaft optimiert. Hat ein Kunde etwa eine Rechnung verloren, kann man sie ihm sofort per Mail oder via Fax zukommen lassen.
Auch Außendienstmitarbeiter profitieren vom Dokumenten-Management. Sie können Dokumente über das Internet von jedem Ort und rund um die Uhr im zentralen Dokumenten-Pool abrufen – sie sind auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand. Dank webbasiertem Dokumenten-Management müssen auf dem lokalen PC dazu weder Software noch Plugins installiert werden.
Eine Informationsveranstaltung hierzu findet am 16. September 2010, 14:00 Uhr, in den Geschäftsräumen der Firma C-Partner Systemhaus GmbH, Vor dem Hagentor 3-5, Nordhausen statt. Interessenten melden sich bitte rechtzeitig unter (Tel.: 03631/903619) an.
